Keempat, jika memberikan attachment, berikan nama yang sesuai dan jelas
Apapun data yang dikirimkan, wajib diberi nama dengan tepat. Misalnya, Mawar_Kelas 3A_Tugas Bercerita Bahasa Indonesia.mp4 atau Laporan Keuangan Maret 2020.docx. Jangan biarkan nama lampiran datamu tidak jelas, misalnya: VID20200330.mp4 atau Document 1.
Kelima, perhatikan penggunaan huruf kapital dan tanda baca
Ada kalanya kita diminta menggunakan huruf kapital untuk menulis formulir agar bisa dibaca dengan benar. Namun, email bukanlah tulisan tangan. Semua orang bisa membaca hurufnya dengan jelas. Tidak perlu menggunakan huruf kapital untuk seluruh isi email. Penggunaan huruf kapital malah menimbulkan kesan bahwa kita sedang marah-marah pada penerima email.
Selain itu, gunakan tanda baca dengan tepat. Perhatikan kapan harus menggunakan koma, titik, tanda tanya, tanda seru, maupun tanda baca lainnya. Pastikan jumlahnyapun tidak berlebihan! Gunakan tanda baca secukupnya.
Keenam, tuliskan pesan dengan jelas menggunakan bahasa yang baik dan benar
- Jangan gunakan singkatan, apalagi bahasa alay atau istilah kekinian. Ingat, ini adalah surat elektronik. Bukan chat singkat.
- Jangan bertele-tele dengan paragraf panjang.
- Bila perlu, gunakan list seperti titik di sebelah kiri kalimat ini agar lebih efektif.
Ketujuh, kirimkan email ralat jika membuat kesalahan
Tentu akan lebih baik jika kita memeriksa isi email dengan cermat sebelum mengirimkannya. Jika membuat kesalahan seperti lupa menyertakan attachment, belum mengisi subject, atau salah kirim, tuliskanlah email ralat dan minta maaf. Dengan demikian, kita menghargai sang penerima email.
Walaupun tampak sepele, penulisan email yang baik dan benar meninggalkan kesan yang sangat baik pada sang penerima. Terlebih, jika penerima email adalah orang yang akan membuat keputusan berpengaruh dalam hidup kita. Tentu kita ingin meninggalkan kesan baik, bukan?
