Di tengah pandemi Covid-19, kita yang menjalani work from home dan home learning pasti menggunakan email sebagai bagian penting kegiatan pokok setiap hari. Sebagian dari kita mungkin sudah biasa mengirim email dengan baik dan benar. Namun, sebagian lagi yang tidak biasa menggunakan email tentu perlu belajar mengirimkannya dengan tepat.
Ingatlah bahwa cara kita menulis dan mengirimkan email menunjukkan siapa diri kita pada sang penerima; terlebih jika email adalah lamaran pekerjaan. Oleh karena itu, perlu dan penting untuk melakukannya dengan tepat.
Pertama, perhatikan alamat email penerima
Pastikan alamat email penerima sudah tertulis dengan benar; perhatikan penulisan karakter huruf dan angka. Pastikan juga alamat tersebut dimiliki oleh penerima yang dimaksud. Misalnya, pastikan bahwa guru Bahasa Inggris tidak menerima surel yang berisi tugas Bahasa Mandarin.
Kedua, wajib tuliskan subject
Email tanpa subject memberi kesan tidak sopan. Seakan kita tidak menghormati sang penerima. Selain itu, email tanpa subject justru merugikan kita karena cenderung diabaikan oleh sang penerima. Selain itu, sang penerima akan kesulitan mencari email kita jika sudah tertumpuk dengan banyak email lainnya.
Pastikan subject sesuai dengan isi email-nya. Jika mengirimkan laporan keuangan, tuliskan Laporan Keuangan pada subject. Jika kemudian mengirimkan email lagi berisi laporan penjualan, gantilah subject menjadi Laporan Penjualan.
Ketiga, berikan salam atau sapaan
Seperti halnya sebuah surat, dalam mengirim email juga perlu diberikan salam atau sapaan. Sebutkan nama pihak yang dituju.
Perkenalkan dirimu, terutama jika mengirim email untuk pertama kalinya kepada sang penerima.
Jangan lupa untuk memberikan salam penutup juga di akhir email.
